Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Perjanjian Sewa Kantor Bagi Perusahaan

”Perusahaan yang ingin menjaga keberlangsungan operasional, sewa kantor harus dipandang sebagai investasi jangka panjang dengan memperhatikan perjanjian sewa kantor.”

Memilih dan menyusun perjanjian sewa kantor bukanlah perkara sederhana bagi perusahaan yang hendak memulai atau memperluas kegiatan usaha. 

Lokasi usaha tidak hanya berfungsi sebagai tempat operasional, tetapi juga menjadi alamat hukum resmi yang tercatat dalam Anggaran Dasar perusahaan serta terdaftar pada sistem administrasi pemerintah seperti AHU dan OSS-RBA.

Jika sejak awal perusahaan tidak cermat dalam menentukan lokasi dan mengatur klausul sewa, risiko yang muncul bisa berlapis, mulai dari sengketa hukum, pembatalan izin usaha, hingga kerugian finansial karena biaya tambahan yang tidak diantisipasi. 

Karena itu, memahami apa saja yang harus diperhatikan dalam perjanjian sewa kantor merupakan langkah krusial sebelum menandatangani kontrak dengan pemilik properti.

Bagi perusahaan yang ingin menjaga keberlangsungan operasional, sewa kantor harus dipandang sebagai investasi jangka panjang yang strategis, bukan sekadar biaya rutin. 

Dengan menyusun perjanjian sewa yang cermat, sesuai hukum, serta mempertimbangkan semua risiko, perusahaan dapat memastikan lokasi usahanya mendukung pertumbuhan bisnis.

Baca juga: Kasus Wallem vs Layar Santosa, Implikasi Klausul Arbitrase Dalam Perjanjian Bisnis

Aspek Krusial Sebelum Menandatangani Perjanjian Sewa Kantor

Salah satu aspek paling penting dalam perjanjian sewa adalah memastikan legalitas kepemilikan gedung atau unit yang akan disewa. Verifikasi dokumen kepemilikan tanah dan bangunan sangat diperlukan agar perusahaan tidak terjebak pada sengketa kepemilikan di kemudian hari. 

Selain itu, perizinan dan kesesuaian zonasi lokasi usaha juga harus dicek secara detail, karena kegiatan usaha hanya dapat dijalankan di wilayah yang sesuai dengan peruntukan ruang. Jika perusahaan beroperasi di lokasi yang tidak sesuai zonasi, maka ada risiko usaha ditutup atau dicabut izinnya oleh pemerintah.

Aspek lain yang sering menimbulkan masalah adalah jangka waktu sewa dan skema kenaikan harga. Banyak perusahaan yang lalai menuliskan klausul perpanjangan atau formula kenaikan harga, sehingga pada tahun-tahun berikutnya terjadi perselisihan dengan pemilik gedung.

Padahal, klausul ini penting untuk memberikan kepastian biaya dan melindungi kepentingan kedua belah pihak. Selain itu, perusahaan juga wajib memperhatikan klausul force majeure dan pemutusan kontrak.

Pandemi, bencana alam, maupun perubahan kebijakan pemerintah dapat secara langsung memengaruhi kelangsungan bisnis. Tanpa klausul force majeure yang jelas, penyewa bisa saja tetap menanggung kewajiban pembayaran meskipun tidak lagi dapat memanfaatkan kantor secara normal.

Baca juga: Perhatikan Hal Penting Ini Dalam Menyusun Perjanjian Sewa Kantor

Hindari Kesalahan-Kesalahan Umum Ini

Kesalahan paling umum yang dilakukan perusahaan adalah menandatangani perjanjian tanpa review hukum atau hanya mengandalkan template perjanjian standar. Setiap lokasi usaha memiliki karakteristik berbeda, sehingga klausul yang berlaku pada satu gedung belum tentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan lain.

Begitu pula soal biaya tambahan, seperti Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), listrik, air, biaya pengelolaan gedung, hingga pajak sewa. Jika hal-hal ini tidak diatur secara tegas dalam perjanjian, maka penyewa berisiko menanggung biaya yang sebenarnya bisa dibebankan kepada pemilik.

Selain itu, jika perjanjian tidak secara tertulis menetapkan jenis kegiatan usaha yang diperbolehkan, maka pemilik properti dapat menolak atau mempersoalkan jenis usaha yang dijalankan penyewa. 

Menurut Pasal 1560 KUHPerdata, penyewa wajib memakai barang sewaan sesuai tujuan yang telah disepakati atau sesuai maksud umumnya jika tidak ada ketentuan. Tanpa klausul yang jelas, penyewa bisa dianggap melanggar tujuan sewa, dan pemilik punya dasar untuk menuntut pembatalan atau kompensasi.

Beberapa perjanjian memasukkan klausul yang memungkinkan pemilik menghentikan kontrak secara sepihak dengan dalih akan menggunakan gedung sendiri atau untuk alasan lain. Padahal, menurut Pasal 1579 KUHPerdata, pemilik tidak boleh memutuskan sewa selama masa sewa, bahkan bila ingin menggunakan sendiri benda yang disewakan, kecuali hal itu telah disepakati sejak awal.

Baca juga: Cegah Sengketa Bisnis Dengan Perjanjian Pemegang Saham

Pastikan Kontrak atau Perjanjian Telah Direview Legal atau Konsultan Hukum

Kontrak yang tampak sederhana sekalipun bisa menyimpan risiko besar jika tidak ditinjau secara hukum. Pastikan kontrak diperiksa oleh tim legal yang memahami aspek properti, izin, dan perpajakan.

Selain itu, penggunaan bahasa dalam perjanjian sangat penting menurut Pasal 31 Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara bahwa “Bahasa Indonesia wajib digunakan dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah Republik Indonesia, lembaga swasta Indonesia atau perorangan warga negara Indonesia.”.

Jika kontrak melibatkan pihak asing, versi dalam Bahasa Indonesia tetap wajib disertakan (dan dapat dilengkapi versi asing sebagai padanan) sesuai Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2019 Tentang Penggunaan Bahasa Indonesia.

Karena itu, hindari menandatangani kontrak dalam bahasa asing tanpa versi bahasa Indonesia atau tanpa review legal karena hal ini dapat menjadi celah yang dipersoalkan secara hukum di masa depan.

Pastikan Perjanjian Sewa Tidak Merugikan Perusahaan Anda! Hubungi Konsultan Kami Melalui email ask@bplawyers.co.id

Penulis: Lita Paromita Siregar

Editor: Arivigo Pranata

Artikel ini telah mendapat persetujuan untuk dipublikasikan oleh Partner BP Lawyers Counselors at Law.