Perhatikan Hal Penting Ini Dalam Menyusun Perjanjian Sewa Kantor

Perhatikan Hal Penting Ini Dalam Menyusun Perjanjian Sewa Kantor

”Pemilihan lokasi usaha merupakan aspek krusial kelangsungan bisnis perusahaan, terutama apabila skema yang akan digunakan adalah menggunakan perjanjian sewa.”

Salah satu aspek penting dalam pengelolaan bisnis perusahaan adalah menentukan lokasi usaha yang lebih lanjut akan menentukan domisili hukum badan usaha, keabsahan izin, dan hal-hal lain terkait operasional bisnis.

Dalam hal lokasi usaha atau kantor menggunakan skema perjanjian sewa, maka harus dilakukan dengan cermat dan berbasis hukum. Kesalahan dalam mencantumkan klausul atau memilih lokasi yang tidak sesuai zonasi dapat mengganggu operasional dan membuat perizinan usaha tidak berlaku.

Selain itu, kekeliruan dalam penyusunan perjanjian sewa dapat berujung pada sengketa bisnis yang akan mencederai kepercayaan konsumen dan partner bisnis. 

Oleh karena itu, pemahaman atas penyusunan kontrak yang memadai mampu mencegah pelaku usaha terhadap risiko sengketa dan meminimalisir risiko yang akan timbul di kemudian hari.

Baca juga: Cegah Sengketa Bisnis Dengan Perjanjian Pemegang Saham

Pentingnya Lokasi Kantor dan Domisili Hukum Perusahaan

Lokasi kantor yang dipilih memiliki konsekuensi hukum penting terkait penentuan domisili hukum perusahaan. 

Menurut Pasal 5 ayat (1) Undang-Undang Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas sebagaimana diubah terbaru dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 (UU PT), bahwa setiap perseroan harus memiliki nama dan tempat kedudukan (domisili hukum) di wilayah Indonesia yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar.

Domisili hukum tersebut yang akan menjadi acuan untuk berbagai urusan legal, seperti korespondensi dan penentuan yurisdiksi pengadilan jika menjadi sengketa. 

Selain itu, dengan berlakunya sistem perizinan usaha berbasis risiko melalui OSS-RBA, data domisili hukum perusahaan pada OSS diambil otomatis dari data Kemenkumham (Sistem AHU) sesuai Anggaran Dasar. Adapun perubahan alamat domisili hukum hanya bisa dilakukan dengan perubahan Anggaran Dasar.

Perlu dipahami bahwa alamat kantor pusat (domisili hukum) dapat berbeda dengan lokasi operasional usaha. Jika lokasi kantor yang dipilih tidak sesuai peruntukannya, hal ini dapat berimbas pada proses perizinan. 

Sebagai contoh konkret, sebuah kantor perusahaan yang bergerak di bidang industri dimana dalam Anggaran Dasarnya berdomisili di Jakarta Selatan (Jl. TB Simatupang) tidak dapat menggunakan alamat tersebut untuk mengurus Izin Industri, karena wilayah tersebut bukan zona industri sesuai dengan tata ruang. 

OSS akan menolak permohonan izin industri yang memakai alamat domisili di kawasan perkantoran/non-industri tersebut. Dalam kasus tersebut, perusahaan harus menggunakan alamat proyek yang berada di kawasan industri (misalnya pabrik di kawasan industri Karawang atau Jababeka) agar izin usahanya terbit.

Perubahan alamat kantor atau domisili hukum setelah pendirian PT dapat mengakibatkan perlunya perubahan Anggaran Dasar dan pemutakhiran data legal perusahaan, serta bisa membuat izin usaha sebelumnya menjadi tidak berlaku bila alamatnya tak lagi sesuai.

Oleh karena itu, sebelum menandatangani sewa kantor, pastikan bahwa lokasi properti tersebut berada di zona yang mengizinkan pemanfaatan sebagai perkantoran atau tempat usaha.

Baca juga: Term Sheet Adalah: Langkah Awal Melakukan Perjanjian Investasi

Legalitas Kepemilikan Properti dan Verifikasi Sertifikat

Penyewa harus memastikan bahwa pemilik yang menyewakan kantor tersebut memang memiliki hak atas properti dimaksud. 

Dasar hukumnya bahwa setiap hak atas tanah di Indonesia wajib didaftarkan pada Badan Pertanahan Nasional (BPN) sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah sebagaimana diubah terbaru dengan PP 18/2021.

Adapun bukti kepemilikan paling kuat adalah sertifikat tanah (misalnya Sertifikat Hak Milik atau Sertifikat Hak Guna Bangunan) atas nama pemilik yang bersangkutan. Oleh karena itu, langkah pertama sebelum menandatangani sewa adalah melakukan verifikasi sertifikat dan dokumen legal properti. 

Penyewa berhak meminta penjual atau landlord memperlihatkan sertifikat asli dan dokumen pendukung (IMB/PBG, bukti pembayaran PBB, dll.) untuk memastikan status haknya sah. Jangan hanya mengandalkan klaim lisan atau fotokopi KTP pemilik.

Selain itu, penyewa dapat melakukan pengecekan online di BPN untuk melihat apakah sertifikat tersebut benar terdaftar, tidak diblokir, tidak dalam sengketa, dan apakah ada catatan beban seperti hak tanggungan (gadai hipotek) atau sitaan.

Baca juga: Proyek Selesai Sebelum Jangka Waktu Perjanjian Berakhir, Bagaimana Kontrak Pekerja?

Isi Pokok Dalam Menyusun Perjanjian Sewa Kantor yang Wajib Dicantumkan

Dalam menyusun perjanjian sewa kantor yang baik harus memuat klausul-klausul pokok secara lengkap dan jelas. Tujuannya agar hak dan kewajiban kedua belah pihak terlindungi serta potensi sengketa dapat diminimalisir.

Pertama, cantumkan dengan tegas jangka waktu sewa (durasi) mulai kapan hingga kapan penyewa berhak menempati kantor. Selain itu, sertakan opsi perpanjangan apabila disepakati.

Tuliskan juga syarat-syarat perpanjangan, apakah ada peninjauan ulang harga atau perlunya persetujuan tertulis dari pemilik. Pengaturan tersebut penting untuk menghindari pengosongan sepihak oleh pemilik saat masa sewa awal habis.

Kedua, biaya sewa harus dijabarkan secara rinci. Cantumkan jumlah harga sewa, cara pembayarannya (bulanan, triwulanan, tahunan, di muka atau cicilan), serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Lebih lanjut, dalam sewa jangka menengah/panjang lazim tercantum skema kenaikan harga sewa (escalation clause).

Ketiga, pengaturan mengenai keadaan kahar atau force majeure yang merupakan peristiwa di luar kuasa para pihak (seperti bencana alam, kebakaran, pandemi, kerusuhan, kebijakan pemerintah, dan hal tak terduga lainnya) yang menghambat atau membuat tidak mungkin dipenuhinya kewajiban perjanjian.

Umumnya, selama keadaan force majeure berlangsung, pihak yang terdampak tidak dianggap wanprestasi dan dapat dibebaskan dari kewajiban tertentu (misal penangguhan pembayaran sewa atau pengurangan fasilitas).

Selain itu, hak untuk pemutusan kontrak (terminasi) harus diatur secara tegas dalam perjanjian. Sebaiknya, perjanjian sewa kantor memuat klausul bahwa kontrak dapat diputus apabila terjadi kondisi tertentu tanpa perlu persetujuan pengadilan. 

Contohnya, pihak penyewa diberi hak mengakhiri sewa lebih awal jika kantor mengalami kerusakan berat sehingga tidak layak pakai, atau bila ada peraturan pemerintah yang melarang operasional di lokasi tersebut. 

Sebaliknya, pemilik bisa diberi hak memutus kontrak jika penyewa melanggar ketentuan material (misal menunggak sewa lebih dari 3 bulan atau menggunakan tempat untuk aktivitas ilegal), maka dapat diatur ketentuan pemilik wajib memberikan peringatan tertulis dan tenggang waktu perbaikan.

Perjanjian sewa kantor juga wajib memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak secara rinci. Beberapa poin penting antara lain:

1. hak penyewa untuk menikmati obyek sewa secara aman tanpa gangguan
2. kewajiban pemilik menyerahkan ruangan dalam kondisi sesuai perjanjian (bersih, layak pakai)
3. kewajiban penyewa memelihara properti dan melakukan perbaikan kecil
4. larangan mengubah bangunan tanpa izin pemilik, serta larangan mengalihsewakan (sublease) tanpa persetujuan.

Terakhir adalah perjanjian sewa kantor harus tegas mengatur pihak mana yang menanggung berbagai biaya di luar sewa pokok. Biaya-biaya tersebut meliputi antara lain: Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) atas objek sewa, tagihan listrik, air, telepon/internet, biaya keamanan/kemungkinan iuran lingkungan, service charge atau biaya perawatan gedung (jika di gedung perkantoran bertingkat), hingga asuransi properti jika diperlukan.

Pastikan Perjanjian Sewa Tidak Merugikan Perusahaan Anda! Hubungi Konsultan Kami Melalui email ask@bplawyers.co.id

Penulis: Lita Paromita Siregar/Arivigo Pranata

Editor: Genies Wisnu Pradana

Artikel ini telah mendapat persetujuan untuk dipublikasikan oleh Partner BP Lawyers Counselors at Law.