Beberapa Bisnis Yang Tidak Dapat Menggunakan Virtual Office

Konsultan Hukum Jakarta – Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang kian pesat dewasa ini mendorong banyaknya perusahaan untuk menggunakan sistem kerja di luar kantor yang kita kenal sebagai virtual office atau disebut juga dengan kantor virtual. Virtual office merupakan trend baru di kalangan perusahaan yang kian banyak diminati.

Jenis kantor virtual merupakan alamat yang digunakan bersama oleh beberapa perusahaan. Alamat kantor ini resmi dan mendapatkan izin yang dapat dipakai untuk keperluan surat menyurat, dikelola oleh resepsionis asli secara profesional. Bedanya ia adalah jenis jasa kantor non-fisik yang disewa beberapa perusahaan guna memperoleh fasilitas-fasilitas yang ditawarkan dalam jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan. Jadi, pemilik usaha tidak perlu menyewa gedung perkantoran untuk tempat usahanya. Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi perusahaan yang menggunakan jasa virtual office.

Dalam sebuah jasa yang ditawarkan pastinya ada kelemahan dan keuntungan di dalamnya yang seharusnya kita ketahui sebelum kita menyetujui untuk memakai jasanya. Maka dari itu, perlunya pemahaman dari sistem kerja virtual office ini. Jangan sampai kita tidak teliti karena akan berdampak pada kelangsungan usaha di kemudian hari.

Berikut beberapa keuntungan menggunakan jasa virtual office:

1. Menghemat biaya operasional kantor

Memiliki bangunan kantor sendiri tentunya memerlukan biaya yang besar bagi pemilik usaha, hal ini berkaitan juga dengan biaya operasional kantor. Dengan menggunakan jasa virtual office pemilik usaha tidak perlu memikirkan biaya operasional yang besar dan dapat menghemat anggaran perusahaan.

2. Bisa berganti-ganti kantor

Jasa pengelola virtual office akan memberikan berbagai fasilitas dan paket sewa yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan penyewa. Jika perusahaan penyewa tersebut ingin berpindah jasa ke penyewa yang lain hal ini dapat dilakukan dengan ringkas tanpa harus melakukan pindahan dengan mebawa serta perabotan kantor.

3. Meningkatkan branding perusahaan

Salah satu keuntungan menyewa jasa ini adalah pengelolaan alamat perusahaan yang berfungsi sebagai mailing address suatu perusahaan. Hal ini akan dikelola secara profesional bagi penyedia jasa virtual office. Jadi, kantor tetap memiliki alamat resmi yang diakui keberadaannya.

4. Bekerja dengan lebih fleksibel

Jika perusahaan memiliki sejumlah karyawan freelance maka keputusan untuk menyewa virtual office sangatlah tepat. Misalkan karyawan tersebut ada di luar daerah, maka hal-hal yang menyangkut urusan pekerjaan tetap dapat dilakukan dengan mengirimkan dokumen atau file secara digital.

Kekurangan jasa virtual office antara lain:

1. Izin usaha diberikan secara terbatas, misalnya TDP untuk perusahaan virtual office hanya diberikan 1 tahun dan dapat diperpanjang. Berbeda dengan perusahaan yang tidak menggunakan jasa virtual office, izin TDP dapat diberikan jangka waktu hingga 5 tahun.
2. Kurangnya interaksi antara karyawan dan pemilik usaha. Sebab dalam hal ini semuanya bekerja secara remote. Interaksi yang biasanya dilakukan hanya melalui telepon, chat atau video conference call untuk melakukan meeting.
3. Kesulitan apabila ada klien atau pemerintah yang ingin mengadakan survey tempat usaha.

Perlu diperhatikan ada beberapa bidang usaha yang tidak dapat menggunakan kantor virtual. Hal ini dikarenakan usaha tersebut diharuskan memiliki alamat kantor secara fisik dan ketentuan ini telah diatur dalam Undang-Undang. Beberapa bidang usaha tersebut adalah;

1. Pariwisata

Berdasarkan peraturan Menteri Pariwisata terbaru tentang penerbitan Tanda Daftar Usaha Pariwisata atau TDUP (Permenpar 10/2018), disebutkan pada Pasal 18 yang menjelaskan bahwa lokasi usaha pariwisata merupakan salah satu yang menjadi syarat mutlak penerbitan TDUP.

2. E- Commerce

Salah satu bidang usaha yang tidak boleh menggunakan kantor virtual adalah e-commerce. Dikarenakan hal ini adalah bentuk dukungan pemerintah untuk memberikan perlindungan kepada konsumen. Mengingat angka kriminalitas seperti penipuan yang kerap kali dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

3. Konstruksi/Properti

Bidang usaha konstruksi wajib mensyaratkan berbagai perizinan khusus seperti pengajuan Izin Gangguan dan Pengusaha Kena Pajak atau PKP. Demikian pula dengan usaha properti yang memakan biaya dalam jumlah besar dalam aktivitas jual belinya.

4. Event Organizer

Dalam menjalankan usahanya, event organizer berhubungan dengan banyak mitra kerja, baik dalam hal akomodasi, catering, transportasi dan lain sebagainya. Kejelasan lokasi dan kantor secara fisik wajib dimiliki oleh bidang usaha yang satu ini.

5. Transportasi

Usaha dalam bidang transportasi amatlah wajib memiliki lokasi perusahaan yang jelas. Karena hal ini berkaitan dengan amanah pelanggan dalam hal pengiriman dan penerimaan barang. Contoh lainnya, dapat kita lihat perusahaan taksi yang sudah memiliki nama besar di Indonesia.

Demikian beberapa bisnis yang tidak dapat menggunakan virtual office. Semoga menambah pemahaman Anda.

Baca Juga: Seberapa Pentingkah Komite Audit Dalam Perusahaan?

BPLawyers akan terus memberikan update kepada Anda sehubungan dengan permasalahan dalam bisnis. Jika Anda ingin berkonsultasi dengan kami mengenai pembuatan perjanjian bisnis atau penyelesaian sengketa bisnis, Anda dapat menghubungi Kami di 082112341235 atau ask@bplawyers.co.id.