Dasar Hukum Penggunaan Virtual Office

BP Lawyers – Virtual office atau kantor virtual adalah jenis kantor sewa non-fisik yang alamatnya dapat digunakan sebagai legal bisnis dan mendapatkan berbagai fasilitas kantor dari sang provider. Jenis kantor virtual merupakan alamat yang digunakan bersama oleh beberapa perusahaan. Alamat kantor ini resmi dan mendapatkan izin yang dapat dipakai untuk keperluan surat menyurat, dikelola oleh resepsionis asli secara profesional.

Penting untuk mengenali jenis usaha apa sajakah yang dapat menggunakan jasa virtual office ini. Tentunya jasa virtual office ini tidak dapat dipakai oleh semua jenis usaha. Sebut saja usaha jasa pariwisata, e-commerce, konstruksi, properti, event organizer, dan jenis usaha transportasi. Mereka tergolong jenis usaha yang tidak dapat menggunakan jasa virtual office dikarenakan peraturan yang mengharuskan mereka mencantumkan alamat dan lokasi kantor yang jelas.

Kelebihan dan Kekurangan Jasa Virtual Office

Pemilik usaha yang ingin menggunakan jasa virtual office haruslah paham dahulu tentang kekurangan dan kelebihan pemakaian jasa virtual office.

Kelebihan jasa virtual office antara lain:

1. Tidak perlu mengeluarkan biaya untuk sewa gedung perkantoran. Hal ini jelas sangatlah menghemat biaya operasional usaha.
2. Karyawan dapat bekerja dengan lebih fleksibel dan tidak diharuskan datang ke kantor.
3. Branding usaha akan tetap baik karena alamat kantor dikelola oleh jasa virtual office secara resmi.
4. Tidak perlu mengeluarkan cost untuk barang-barang kantor, seperti meja, kursi, rak, dan lain sebagainya.

Kekurangan jasa virtual office antara lain:

1. Izin usaha diberikan secara terbatas, misalnya TDP untuk perusahaan virtual office hanya diberikan 1 tahun dan dapat diperpanjang. Berbeda dengan perusahaan yang tidak menggunakan jasa virtual office, izin TDP dapat diberikan jangka waktu hingga 5 tahun.
2. Kurangnya interaksi antara karyawan dan pemilik usaha. Sebab dalam hal ini semuanya bekerja secara remote. Interaksi yang biasanya dilakukan hanya melalui telepon, chat atau video conference call untuk melakukan meeting.
3. Kesulitan apabila ada klien atau pemerintah yang ingin mengadakan survey tempat usaha.

Dasar Hukum

Pengaturan virtual office ini adalah akibat daripada adanya Perda DKI Jakarta No. 1/2014 tentang Zonasi yang disahkan oleh Gubernur Joko Widodo. Mengapa dilakukan zonasi? Dalam Perda tersebut membahas tentang tujuan untuk mengendalikan pemanfaatan ruang, sehingga pembangunan dalam skala besar maupun kecil dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif, sehingga kualitas ruang terjaga keberlanjutannya untuk kesejahteraan masyarakat dan kelestarian lingkungan.

Dengan demikian, maka Pemerintah DKI Jakarta dapat mengatur fungsi-fungsi ruang agar tetap teratur. Misalnya, bila daerah tersebut adalah wilayah industri. Maka, kegiatan industri hanya diizinkan berada di wilayah tersebut dan dilarang untuk mengadakan kegiatan industri di luar wilayahnya.

Virtual office ini telah resmi diatur dalam SE PTSP DKI Jakarta No. 6/2016. Surat Edaran ini secara khusus mengatur perizinan (syarat dan ketentuan) bagi virtual office. Di dalamnya tertera kriteria yang harus dipatuhi oleh jasa virtual office, salah satu di antaranya badan usaha/perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau lokasi non-permanen tersebut tidak diperbolehkan mengubah fungsi rumah tinggal, tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir.

Bagaimana cara mengetahui zonasi untuk kepentingan usaha?

Informasi untuk zonasi usaha dapat dilihat pada lampiran Peraturan Daerah (Perda) Zonasi. Untuk dapat melihat zonasi di tiap kecamatan dengan jelas dapat langsung mengunjungi website Sindikat. Beberapa cara untuk melihat zonasi dan tata ruang di Jakarta melalui website Sindikat yaitu sebagai berikut:

1. Pilih kotamadya dan kecamatan sesuai dengan lokasi tempat usaha,
2. Akan muncul gambar peta, lalu sesuaikan lokasi dengan peta,
3. Pilih kode sub zonasi, misalkan R.4 untuk warna kuning,
4. Pilih cek zonasi pada side bar kanan,
5. Informasi zonasi akan dikirimkan melalui e-mail.

Dalam hal ini pengusaha harus mengetahui terlebih dahulu tentang zonasi lokasi yang akan dijadikan lahan usahanya. Jika zona usaha tersebut adalah di luar area zonasi yang diperbolehkan, maka SIUP untuk usahanya tidak akan dikeluarkan. Begitupun dengan izin usaha untuk virtual office yang haruslah memenuhi persyaratan dan dasar hukum virtual office itu sendiri, yaitu:

1. Lokasi berada sesuai dengan zonasi usaha, dibuktikan dengan dokumen sah SKDBU atau lainnya,
2. Usaha perorangan yang memanfaatkan rumah tinggal atau co-working space tidak boleh mengubah fungsi rumah tinggal, tidak menggunakan bahu jalan atau parkiran sebagai lahan usaha, tidak merusak lingkungan (polusi air, udara, dan suara), dan tidak menggunakan alat otomatis dalam proses produksi.
3. Menyerahkan dokumen yang bersifat administratif seperti KPT, NPWP, KK, data rekening, surat bermeterai, dan lain sebagainya.

Demikian penjelasan dasar hukum terkait penggunaan virtual office di Indonesia. Diharapkan semua pihak terkait dapat mematuhi aturan dan hukum yang berlaku agar terciptanya keselarasan dalam menciptakan ketertiban bagi kepentingan Bersama.

Baca Juga: Beberapa Bisnis Yang Tidak Dapat Menggunakan Virtual Office

BPLawyers akan terus memberikan update kepada Anda sehubungan dengan permasalahan dalam bisnis. Jika Anda ingin berkonsultasi dengan kami mengenai pembuatan perjanjian bisnis atau penyelesaian sengketa bisnis, Anda dapat menghubungi Kami di 082112341235 atau ask@bplawyers.co.id.