Syarat Mempekerjakan TKA 2026: Dokumen dan Kewajiban Perusahaan

“Perusahaan yang akan merekrut tenaga kerja asing perlu memastikan jabatan, pengesahan RPTKA, dokumen keimigrasian, dan pelaporan selama masa kerja berjalan selaras. Integrasi layanan pada 2026 mempermudah proses administrasi, tetapi tidak menghapus kewajiban kepatuhan perusahaan.”

Sebelum mempekerjakan tenaga kerja asing (TKA), perusahaan perlu memeriksa kelayakan jabatan dan kompetensi calon pekerja, menyiapkan pengesahan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) apabila diwajibkan, serta memastikan visa dan izin tinggal sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

Kewajiban perusahaan tidak selesai setelah TKA mulai bekerja. Perubahan alamat, lokasi penugasan, masa berlaku izin, dan pelaporan penggunaan TKA tetap perlu dikelola.

Pada 9 September 2026, pemerintah menetapkan Keputusan Bersama Menteri Nomor 1 Tahun 2026 mengenai integrasi OSS, sistem pelayanan ketenagakerjaan, dan Aplikasi All Indonesia untuk layanan pengesahan RPTKA serta pengajuan visa dan izin tinggal bagi TKA dalam rangka penanaman modal.

Integrasi tersebut memudahkan pertukaran data antarlayanan, bukan menghapus penilaian kelayakan RPTKA atau pemeriksaan keimigrasian.

Partner BP Lawyers, Sekar Ayu Primandani, menekankan pentingnya pengelolaan izin tinggal setelah dokumen diterbitkan, khususnya ketika TKA berpindah tempat tinggal atau lokasi kerja. Karena itu, proses perekrutan sebaiknya disertai penanggung jawab dokumen dan jadwal pemantauan sejak awal.

Apa yang Berubah dalam Layanan TKA pada 2026?

Integrasi layanan yang ditetapkan melalui Keputusan Bersama Menteri Nomor 1 Tahun 2026 menghubungkan proses di bidang penanaman modal, ketenagakerjaan, dan keimigrasian untuk TKA dalam rangka penanaman modal.

Tujuannya adalah mempermudah akses layanan serta pertukaran data yang diperlukan saat mengurus RPTKA dan dokumen keimigrasian.

Meski sistemnya saling terhubung, perusahaan tetap harus memastikan setiap pengajuan memiliki dasar dan dokumen yang benar. Data nama, paspor, jabatan, lokasi kerja, dan masa penugasan sebaiknya konsisten di seluruh sistem.

Kemudahan alur layanan tidak berarti semua kategori TKA otomatis memperoleh pengecualian RPTKA atau izin tinggal.

Jabatan Apa yang Dapat Diisi Tenaga Kerja Asing?

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 menegaskan bahwa TKA dapat bekerja hanya pada jabatan dan waktu tertentu sesuai kompetensinya, dengan memperhatikan pengutamaan penggunaan tenaga kerja Indonesia.

Oleh karena itu, uraian pekerjaan, kebutuhan keahlian, dan bukti kualifikasi calon TKA perlu disiapkan sebelum pengajuan dokumen.

Pasal 6 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing (PP 34/2021) pada prinsipnya mewajibkan pemberi kerja memiliki RPTKA yang disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.

Pasal 19 mengatur pengecualian bagi kategori tertentu, termasuk direksi atau komisaris yang memenuhi ketentuan kepemilikan saham.

Jabatan direktur atau komisaris saja tidak cukup untuk menyimpulkan adanya pengecualian; status dan persyaratannya harus diperiksa terlebih dahulu.

Selain itu, Pasal 11 ayat (1) PP 34/2021 melarang penggunaan TKA pada jabatan yang mengurusi personalia. Nama jabatan dalam dokumen harus mencerminkan fungsi kerja yang sebenarnya, bukan sekadar dibuat berbeda agar tampak memenuhi ketentuan.

Baca juga: Izin Tinggal dan Izin Kerja untuk WNA di Jabatan Pimpinan BUMN

Dokumen Apa Saja yang Harus Disiapkan Perusahaan?

Persiapan dokumen sebaiknya dibagi menjadi dokumen pemberi kerja, dokumen calon TKA, dan bukti pemenuhan kewajiban pendukung.

Daftar di bawah ini merupakan checklist awal. Persyaratan final harus disesuaikan dengan jenis pekerjaan, kategori pengesahan RPTKA, dan kondisi pemberi kerja.

Dokumen Perusahaan dan Permohonan RPTKA

Pasal 12 ayat (2)–(3) PP 34/2021 mengatur informasi permohonan, antara lain alasan penggunaan TKA, jabatan, jumlah pekerja, jangka waktu, lokasi kerja, dan dokumen perusahaan.

Perusahaan perlu menyiapkan serta memeriksa:

1. NIB dan/atau izin usaha serta legalitas perusahaan yang relevan.
2. Akta pendirian/perubahan dan dokumen pengesahannya, sesuai kategori pemberi kerja.
3. Bukti wajib lapor ketenagakerjaan dan struktur organisasi.
4. Alasan penggunaan TKA, uraian jabatan, rencana penempatan, serta masa kerja.
5. Rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain sesuai jenis penugasan.

Dokumen dan Data Calon TKA

Pasal 15 ayat (1)Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 8 Tahun 2021 (Permenaker 8/2021) mengatur pengisian data calon TKA dan pengunggahan dokumen, antara lain ijazah, sertifikat kompetensi atau bukti pengalaman kerja, perjanjian kerja atau perjanjian lain, paspor, dan pasfoto.

Peraturan ini juga memuat data seperti jabatan, jangka waktu, lokasi kerja, serta nomor polis asuransi atau kepesertaan jaminan sosial.

Nama dan nomor paspor, jabatan, lokasi penugasan, serta masa berlaku pada seluruh dokumen harus diperiksa silang. Ketidaksesuaian data lebih baik ditemukan sebelum permohonan diajukan daripada saat perusahaan sudah menetapkan tanggal mulai kerja.

Baca juga: Prosedur Terbaru Memperoleh Izin Kerja dan Izin Tinggal Bagi Tenaga Kerja Asing

Berapa DKPTKA dan Apa Kewajiban Pendampingan?

Perusahaan juga harus menyiapkan anggaran Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKPTKA).

Pasal 35 ayat (1) Permenaker 8/2021 mengatur besaran US$100 per jabatan per orang per bulan, sedangkan Pasal 36 ayat (1) mengatur pembayaran di muka sesuai jangka waktu pengesahan RPTKA.

Pasal 35 ayat (2) mengatur kategori yang dikecualikan. Besaran DKPTKA perlu dibedakan dari biaya visa, izin tinggal, dan biaya administrasi lainnya.

Selain aspek biaya, Pasal 7–8 PP 34/2021 mengatur kewajiban terkait tenaga kerja pendamping, pendidikan/pelatihan untuk alih teknologi dan keahlian, pelatihan bahasa Indonesia, serta jaminan sosial atau asuransi menurut ketentuannya.

Pengecualian berlaku bagi jabatan atau jenis pekerjaan tertentu. Contohnya, Pasal 15 ayat (3) Permenaker 8/2021 mengatur pengecualian dokumen penunjukan pendamping untuk beberapa kategori, termasuk direksi/komisaris dan pekerjaan sementara. Jenis kewajiban lain tetap perlu diperiksa secara terpisah.

Bagaimana Mengelola Visa, Izin Tinggal, dan Perubahan Data TKA?

Pengesahan RPTKA digunakan sebagai rekomendasi untuk memperoleh visa dan izin tinggal dalam rangka bekerja sesuai Pasal 21 Permenaker 8/2021.

Perusahaan selanjutnya harus memastikan dokumen keimigrasian yang diperoleh sesuai dengan kegiatan dan jangka waktu penugasan.

Pasal 48UU Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian, sebagaimana telah diubah, mengatur kewajiban orang asing memiliki izin tinggal sesuai jenis visanya.

Perubahan tempat tinggal dan lokasi kerja tidak sama.

Pasal 71 huruf a UU Keimigrasian mewajibkan orang asing melaporkan perubahan pekerjaan, penjamin, alamat, dan perubahan data lain yang ditentukan.

Apabila perusahaan menjadi penjamin, Pasal 63 ayat (2) juga mengatur kewajiban penjamin melaporkan perubahan tertentu.

Sementara itu, perubahan lokasi kerja merupakan persoalan pengesahan RPTKA. Pasal 27 ayat (2) huruf c Permenaker 8/2021 memasukkan lokasi kerja sebagai perubahan yang dapat diajukan, dengan pembatasan ayat (3) terkait pembayaran DKPTKA sebagai PNBP atau pendapatan daerah.

Artinya, rencana pemindahan TKA dari satu proyek atau wilayah ke wilayah lain perlu diperiksa terhadap RPTKA dan dasar pembayarannya sebelum penugasan diubah.

Sebagai ilustrasi, perusahaan yang menempatkan tenaga ahli asing di lokasi proyek baru tidak cukup hanya memperbarui alamat domisili apabila lokasi pekerjaannya juga berubah. HR dan tim legal perlu menilai apakah perubahan pengesahan RPTKA serta pemberitahuan keimigrasian diperlukan.

Apa Kewajiban Pelaporan Selama dan Setelah TKA Bekerja?

Kewajiban penggunaan TKA tidak berakhir ketika pengesahan RPTKA dan izin tinggal telah diterbitkan.

Pasal 44 ayat (1) Permenaker 8/2021 mewajibkan pemberi kerja melaporkan sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun pelaksanaan penggunaan TKA, pendidikan dan pelatihan kerja tenaga pendamping, serta alih teknologi dan alih keahlian.

Pasal 44 ayat (2) mengatur pelaporan penggunaan TKA untuk pekerjaan bersifat sementara setelah berakhirnya perjanjian kerja. Ayat (3) mewajibkan pelaporan ketika perjanjian kerja TKA telah berakhir atau diakhiri sebelum jangka waktunya selesai.

Dengan demikian, HR tidak cukup hanya menyimpan bukti RPTKA awal. Perlu ada kalender untuk laporan berkala dan proses penutupan penugasan.

Perusahaan dapat menggunakan satu berkas pemantauan per TKA yang mencatat nomor pengesahan RPTKA, jabatan dan lokasi, izin tinggal, masa berlaku paspor, bukti DKPTKA, data pendamping, perubahan alamat atau pekerjaan, dan bukti laporan.

Apabila pengesahan RPTKA akan diperpanjang, Pasal 22 ayat (2) Permenaker 8/2021 mengatur pengajuan permohonan perpanjangan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktunya berakhir.

Penanggung jawab internal perlu ditetapkan agar informasi perubahan segera diteruskan kepada pihak yang mengurus ketenagakerjaan maupun keimigrasian.

Apa Risiko Jika Dokumen TKA Tidak Sesuai?

Ketidaksesuaian antara pekerjaan nyata, pengesahan RPTKA, dan izin tinggal dapat menimbulkan risiko pemeriksaan serta sanksi sesuai jenis pelanggarannya.

PP 34/2021 dan Permenaker 8/2021 mengatur konsekuensi administratif ketenagakerjaan, antara lain denda, penghentian sementara proses pengesahan, atau pencabutan pengesahan RPTKA berdasarkan ketentuan yang dilanggar.

Dari sisi keimigrasian, Pasal 75 UU Keimigrasian memungkinkan tindakan administratif terhadap orang asing apabila memenuhi dasar yang diatur, termasuk pembatalan izin tinggal atau deportasi.

Tidak setiap perbedaan data otomatis mengakibatkan deportasi. Penanganannya bergantung pada fakta, jenis pelanggaran, dan ketentuan yang berlaku.

Baca juga: Denda Rp4,48 Miliar: Audit Bagi Perusahaan Tenaga Kerja Asing

Checklist Kepatuhan TKA bagi HR dan Legal

Sebelum serta selama mempekerjakan TKA, perusahaan dapat menggunakan pemeriksaan berikut:

1. Sebelum perekrutan: Pastikan kebutuhan jabatan, kompetensi, jangka waktu, dan kemungkinan pengecualian RPTKA.
2. Saat pengajuan: Cocokkan legalitas perusahaan, dokumen calon TKA, rincian pekerjaan, dan lokasi penempatan.
3. Sebelum mulai bekerja: Verifikasi pengesahan RPTKA yang diperlukan, pembayaran DKPTKA, serta visa dan izin tinggal sesuai kegiatan.
4. Selama masa kerja: Pantau pelatihan pendamping, perubahan alamat atau lokasi kerja, masa berlaku dokumen, dan laporan berkala.
5. Saat perubahan atau akhir penugasan: Periksa kebutuhan perubahan RPTKA, pelaporan keimigrasian, laporan berakhirnya penggunaan TKA, serta tindak lanjut dokumen izin tinggal.

Checklist tersebut merupakan alat bantu tata kelola internal. Prosedur dan pembagian tanggung jawab dapat disesuaikan dengan skala serta struktur perusahaan.

Mengelola Kepatuhan TKA sebagai Bagian dari Tata Kelola Perusahaan

Penggunaan TKA memerlukan kesesuaian antara kebutuhan jabatan, pengesahan RPTKA, dokumen keimigrasian, dan pekerjaan yang sesungguhnya dijalankan.

Integrasi layanan pada 2026 dapat membantu proses administratif, tetapi pemantauan perubahan data, pelaporan, dan tenggat tetap menjadi tanggung jawab yang perlu dikelola perusahaan.

Apabila perusahaan sedang mempersiapkan perekrutan TKA atau menghadapi perubahan lokasi kerja, jabatan, maupun izin tinggal, penelaahan dokumen dan ketentuan terkait dapat membantu menentukan langkah yang tepat. Perusahaan dapat mendiskusikan kebutuhan yang lebih spesifik bersama tim BP Lawyers.

Hubungi kami melalui tombol di bawah ini.

Penulis:Arivigo Pranata

Partner BP Lawyers:Sekar Ayu Primandani

Artikel ini telah mendapat persetujuan untuk dipublikasikan oleh Partner BP Lawyers Counselors at Law.