“Peserta RUPS berada di kota atau negara berbeda? Ketahui keabsahan risalah e-RUPS, aturan tanda tangan elektronik, serta kapan akta notaris wajib digunakan.” 

Jawaban Singkat:
Risalah e-RUPS yang ditandatangani oleh peserta dari lokasi berbeda pada prinsipnya dapat tetap memiliki kekuatan hukum sepanjang penyelenggaraan RUPS elektronik memenuhi ketentuan UU Perseroan Terbatas, identitas peserta dapat diverifikasi, dokumen yang ditandatangani merupakan versi final yang sama, serta mekanisme tanda tangan elektronik memenuhi persyaratan yang berlaku. Namun, kebutuhan akta notaris tetap bergantung pada jenis perseroan dan agenda keputusan RUPS.

Perkembangan teknologi telah membuat pelaksanaan RUPS tidak lagi terbatas pada pertemuan fisik. Dalam praktiknya, pemegang saham dapat mengikuti RUPS dari lokasi yang berbeda, termasuk dari kota atau negara lain.

Kondisi tersebut sering terjadi pada perusahaan dengan struktur kepemilikan yang melibatkan investor asing, grup usaha multinasional, atau pemegang saham yang memiliki keterbatasan untuk hadir secara langsung.

Salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah:

Apakah risalah e-RUPS tetap sah apabila peserta menandatangani dokumen dari lokasi yang berbeda?

Pada prinsipnya, perbedaan lokasi peserta tidak dengan sendirinya menyebabkan risalah e-RUPS menjadi tidak sah. Namun, perusahaan tetap harus memastikan beberapa aspek penting, seperti mekanisme penyelenggaraan rapat, pemenuhan kuorum, validitas tanda tangan elektronik, serta kewajiban penggunaan akta notaris apabila diwajibkan oleh peraturan.

Baca juga: Syarat Aman Sistem AHU: Laporan & RUPS Tahunan PT

Apakah Risalah e-RUPS dari Lokasi Berbeda Tetap Sah?

Berdasarkan Pasal 77 ayat (1), ayat (2), dan ayat (4) Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Pengembangan dan Penguatan Sektor Keuangan (UU PT), RUPS dapat dilaksanakan melalui media elektronik yang memungkinkan peserta saling melihat, mendengar, dan berpartisipasi secara langsung.

Dalam pelaksanaan e-RUPS, perseroan wajib memastikan bahwa:

• peserta dapat mengikuti jalannya rapat secara elektronik;
• komunikasi berlangsung secara interaktif;
• kuorum rapat terpenuhi;
• keputusan diambil sesuai ketentuan anggaran dasar dan UU PT;
• risalah rapat dibuat sebagai bukti pelaksanaan RUPS.

Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UU PT menyatakan bahwa persetujuan dan penandatanganan risalah RUPS dapat dilakukan secara elektronik.

Dengan demikian, UU PT tidak mensyaratkan bahwa seluruh peserta harus berada dalam lokasi yang sama ketika memberikan persetujuan atau menandatangani risalah.

Namun, terdapat beberapa aspek yang harus diperhatikan agar dokumen tersebut memiliki kekuatan pembuktian yang baik.

Syarat Agar Penandatanganan Risalah e-RUPS dari Lokasi Berbeda Tetap Aman

Dalam praktik, perusahaan sebaiknya memastikan beberapa hal berikut:

Apabila setelah sebagian peserta melakukan tanda tangan terdapat perubahan substansi dalam risalah, maka proses persetujuan perlu dilakukan kembali agar tidak menimbulkan perbedaan versi dokumen.

Baca juga: Awas RUPS Ilegal! Cek Syarat Wajib Audit Laporan Keuangan PT

Apakah Penandatanganan Berurutan Membuat e-RUPS Menjadi Keputusan Sirkuler?

Tidak.

Penandatanganan risalah e-RUPS secara berurutan oleh peserta yang berada di lokasi berbeda tidak secara otomatis mengubah RUPS menjadi keputusan sirkuler.

Perbedaan utama terdapat pada mekanisme pengambilan keputusan.

Keputusan sirkuler berdasarkan Pasal 91 UU PT merupakan keputusan di luar RUPS yang sah apabila seluruh pemegang saham dengan hak suara memberikan persetujuan secara tertulis.

Karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa proses yang dilakukan benar-benar merupakan RUPS elektronik, bukan sekadar pengedaran dokumen untuk memperoleh tanda tangan.

Apakah Semua Risalah e-RUPS Wajib Menggunakan Akta Notaris?

Tidak selalu.

Kewajiban menggunakan akta notaris bergantung pada:

1. jenis perseroan, dan
2. materi keputusan RUPS.

1. Perseroan Tertutup

Untuk perseroan tertutup, risalah e-RUPS pada dasarnya tidak selalu wajib dibuat dalam bentuk akta notaris.

Namun, akta notaris tetap diperlukan apabila keputusan RUPS berkaitan dengan tindakan yang diwajibkan oleh peraturan, termasuk perubahan anggaran dasar.

Berdasarkan Pasal 21 UU PT, perubahan anggaran dasar wajib dituangkan dalam akta notaris berbahasa Indonesia.

Apabila perubahan anggaran dasar tidak dibuat dalam akta berita acara RUPS, keputusan tersebut harus dituangkan dalam akta notaris paling lambat 30 hari sejak keputusan RUPS.

2. Perusahaan Terbuka

Untuk Perusahaan Terbuka, berlaku ketentuan khusus.

Berdasarkan Pasal 43 POJK Nomor 14 Tahun 2025, risalah e-RUPS Perusahaan Terbuka wajib dibuat dalam bentuk akta notaris oleh notaris yang terdaftar pada Otoritas Jasa Keuangan (OJK).

Dalam mekanisme tersebut, risalah yang dibuat dalam bentuk akta notaris tidak memerlukan tanda tangan peserta rapat.

Penyedia sistem e-RUPS juga memiliki kewajiban menyediakan data pendukung, seperti:

• daftar peserta;
• jumlah kehadiran;
• pemenuhan kuorum;
• hasil keputusan;
• rekaman atau data interaksi rapat.

Perbedaan Kewajiban Akta Notaris dalam e-RUPS

Risiko Jika Dokumentasi e-RUPS Tidak Dipersiapkan dengan Benar

Meskipun e-RUPS memberikan fleksibilitas, perusahaan tetap perlu memperhatikan aspek dokumentasi.

Kesalahan dalam proses dapat menimbulkan risiko seperti:

• sengketa antar pemegang saham;
• kesulitan membuktikan keabsahan keputusan;
• hambatan dalam proses administrasi kepada instansi terkait;
• permasalahan ketika keputusan RUPS digunakan untuk transaksi korporasi.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan kemudahan pelaksanaan rapat, tetapi juga memastikan aspek legalitas dan pembuktian dokumen.

Kesimpulan

Risalah e-RUPS yang ditandatangani oleh peserta dari lokasi berbeda pada prinsipnya dapat tetap memiliki kekuatan hukum.

UU PT tidak mensyaratkan bahwa seluruh peserta harus berada dalam tempat yang sama ketika memberikan persetujuan atau menandatangani risalah. Namun, perusahaan tetap harus memastikan pemenuhan ketentuan mengenai penyelenggaraan RUPS elektronik, validitas dokumen, serta kewajiban penggunaan akta notaris.

Khusus untuk Perusahaan Terbuka atau RUPS yang menghasilkan keputusan tertentu seperti perubahan anggaran dasar, perusahaan perlu memperhatikan ketentuan tambahan mengenai pembuatan akta notaris.

Dalam praktiknya, kebutuhan dokumentasi RUPS dapat berbeda tergantung struktur pemegang saham, jenis perseroan, dan agenda keputusan yang akan diambil. Penelaahan aspek hukum sejak awal dapat membantu perusahaan memastikan proses corporate governance berjalan sesuai ketentuan.

Pastikan penyelenggaraan e-RUPS perusahaan Anda bebas dari cacat prosedur maupun risiko keterlambatan administratif. Jika Anda membutuhkan pandangan hukum spesifik terkait legalitas RUPS, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu dengan BP Lawyers.

Hubungi kami melalui tombol di bawah ini.

Penulis: Sekar Ayu Primadani

Editor: Arivigo Pranata

Artikel ini telah mendapat persetujuan untuk dipublikasikan oleh Partner BP Lawyers Counselors at Law.