Waspada Praktik Fotokopi e-KTP: Ancaman Risiko Kebocoran Data 

“Prosedur usang meminta fotokopi e-KTP memicu risiko kebocoran data dan sanksi denda UU PDP. Lindungi reputasi serta finansial perusahaan Anda sekarang”

Meminta lembar fotokopi e-KTP telah menjadi prosedur administrasi yang dianggap lumrah selama puluhan tahun. Mulai dari proses check-in hotel, pendaftaran pasien di rumah sakit, akses masuk ke gedung perkantoran, hingga pengajuan layanan bisnis. Kebiasaan ini bertahan karena dianggap murah dan praktis.

Namun, di era berlakunya Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), prosedur usang ini telah bertransformasi menjadi celah keamanan masif yang meningkatkan risiko kebocoran data bagi korporasi.

Peringatan tegas dari Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri baru-baru ini menekankan bahwa e-KTP telah dilengkapi dengan cip (chip) yang dapat dibaca melalui card reader. Artinya, metode pemindaian fisik (fotokopi) tidak lagi memiliki urgensi.

Bagi jajaran Direksi dan Compliance Officer, tumpukan salinan e-KTP pelanggan yang tersimpan di laci kabinet resepsionis—maupun file pindaian di komputer tanpa enkripsi yang ketat adalah target empuk pencurian identitas. Jika dokumen ini jatuh ke tangan oknum dan disalahgunakan untuk pinjaman fiktif atau penipuan perbankan, perusahaan Anda akan berhadapan langsung dengan hancurnya reputasi merek dan gugatan perdata akibat tingginya risiko kebocoran data.

Baca juga: Kebocoran Data Pelamar Komdigi: Tantangan Kepatuhan UU PDP

Kerangka Hukum Fotokopi e-KTP dalam UU PDP

Banyak pelaku usaha yang keliru berasumsi bahwa mereka hanya “menyimpan kertas” dan aman dari serangan siber. UU PDP mematahkan asumsi tersebut secara mutlak. Ancaman keamanan informasi tidak hanya berasal dari peretas (hacker), melainkan dari kelalaian tata kelola dokumen fisik.

• Identifikasi Data Sensitif: Berdasarkan Pasal 4 UU PDP, e-KTP memuat kombinasi data pribadi yang sangat krusial (NIK, nama lengkap, tempat tanggal lahir, alamat, tanda tangan). Kombinasi ini adalah aset berharga di pasar gelap digital.
• Definisi Pemrosesan Data: Pasal 16 UU PDP menegaskan bahwa tindakan menerima, memindai, dan menyimpan salinan KTP secara hukum diklasifikasikan sebagai pemrosesan data pribadi. Menyimpan KTP tanpa sistem keamanan yang terstandarisasi sama dengan membiarkan risiko kebocoran data terus membengkak setiap harinya.
• Gugurnya Alasan “SOP Internal”: Sesuai Pasal 20 UU PDP, setiap Pengendali Data Pribadi wajib memiliki dasar hukum yang sah. Perusahaan tidak bisa lagi beralasan “ini sudah menjadi SOP kami”. Jika dasar pemrosesannya adalah persetujuan (consent), maka sesuai Pasal 21, perusahaan wajib menjelaskan secara transparan mengenai tujuan pengumpulan, batas waktu retensi, dan langkah pencegahan kebocoran kepada pelanggan.

Baca juga: UU PDP: Kewajiban Perekaman Data yang Harus Dipenuhi

Fotokopi e-KTP Harus Dinilai dari Prinsip Kebutuhan dan Proporsionalitas

Regulator tidak serta-merta melarang verifikasi identitas, melainkan menuntut penerapan prinsip minimisasi data dan proporsionalitas.

Hal ini diatur tegas dalam Pasal 27 UU PDP, di mana pemrosesan data harus dilakukan secara terbatas dan spesifik. Jika tujuan petugas keamanan gedung hanya untuk memastikan bahwa nama tamu sesuai dengan daftar janji temu, maka verifikasi cukup dilakukan dengan melihat fisik e-KTP atau menggunakan sistem pemindai khusus. Menyita dan menyimpan salinan penuh e-KTP adalah tindakan berlebihan (disproportionate) yang pada akhirnya hanya akan memperbesar risiko kebocoran data di lingkup internal perusahaan.

Selain itu, berdasarkan Pasal 28, salinan KTP yang dikumpulkan harus digunakan murni sesuai tujuan awalnya. Jika salinan identitas tamu hotel ternyata disalahgunakan oleh oknum internal untuk database pemasaran, perusahaan akan dimintai pertanggungjawaban penuh atas kegagalan melindungi privasi pelanggan.

Baca juga: Data Pribadi Konsumen Bocor? Siap-Siap Lembaga PDP Dibawah Komdigi Berikan Sanksi Ke Pelaku Usaha

Audit Tata Kelola Data Sebelum Terjadi Insiden

Tidak semua permintaan identitas otomatis melanggar hukum, selama perusahaan memiliki tata kelola keamanan yang presisi. Namun, membiarkan prosedur fotokopi KTP berjalan tanpa instrumen Privacy Policy yang memadai, tanpa batas waktu pemusnahan dokumen yang jelas, dan tanpa kontrol akses yang ketat adalah kelalaian yang sangat fatal.

Reputasi korporasi dan nilai valuasi perusahaan Anda dipertaruhkan. Jangan menunggu risiko kebocoran data berubah menjadi insiden nyata yang menghancurkan kepercayaan pasar dan mengundang denda sanksi administratif hingga miliaran rupiah dari otoritas pengawas.

Pastikan perusahaan Anda telah mengadopsi prosedur verifikasi pelanggan yang modern dan kebal hukum. 

Untuk pelaksanaan audit kepatuhan perlindungan data, penyusunan Privacy Policy, dan mitigasi sengketa privasi, diskusikan langkah strategis perusahaan Anda bersama BP Lawyers. Hubungi kami melalui tombol di bawah ini. 

Penulis: Sekar Ayu Primadani

Editor: Arivigo Pranata

Artikel ini telah mendapat persetujuan untuk dipublikasikan oleh Partner BP Lawyers Counselors at Law.