Aturan Terkait Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing

Aturan Terkait Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing

Pemerintah berupaya untuk dapat meningkatkan layanan kepada masyarakat di bidang legalisasi, termasuk model legalisasi dokumen publik asing yang cepat dan akses terjangkau. Pemerintah telah menerbitkan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing) dan juga saat ini telah terdapat petunjuk teknis mengenai implementasi pelayanan Apostille tersebut, yaitu melalui Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2022 Tentang Layanan Legalisasi Apostille Pada Dokumen Publik (Permenkumham 6/2022). 

Yang dimaksud sebagai Apostille adalah tindakan untuk mengesahkan tanda tangan Pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi. Berdasarkan Pasal 2 ayat (1) Permenkumham 6/2022 penyelenggaraan Apostille dilaksanakan oleh Menteri melalui Direktur Jenderal. Apostille dilakukan terhadap Dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan dipergunakan di wilayah negara lain yang menjadi negara peserta Konvensi. Berikut adalah dokumen-dokumen yang perlu tindakan Apostille:

• Dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal negara, termasuk yang berasal dari penuntut umum, panitera pengadilan, atau jurusita;
• Dokumen administratif; 
• Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris; dan
• Sertifikat resmi yang dilekatkan pada Dokumen yang ditandatangani oleh perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu Dokumen, atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu Dokumen pada tanggal tertentu, dan pengesahan tanda tangan oleh pejabat dan notaris. 

Namun, terdapat pengecualian pada dokumen-dokumen di atas dengan kondisi sebagai berikut:

• Dokumen yang ditandatangani oleh Pejabat diplomatik atau konsuler; 
• Dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan; dan
• Dokumen yang diterbitkan oleh kejaksaan sebagai lembaga penuntutan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing). 

Please Visit Our Profile Company BP Lawyers

Nantinya, Apostille dilakukan berdasarkan permohonan oleh Pemohon atau kuasanya dan diajukan secara elektronik kepada Menteri melalui Direktur Jenderal dengan mengisi formulir permohonan pada laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Berdasarkan permohonan tersebut maka nanti akan dilakukan verifikasi. Verifikasi ini bertujuan untuk memastikan:

• kesesuaian isian pada formulir permohonan dengan dokumen pendukung yang diunggah;
• kecocokan tanda tangan Pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada Dokumen dengan Spesimen dalam pangkalan data Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum; dan/atau
• keabsahan tanda tangan elektronik pada Dokumen elektronik.

Verifikasi ini dilakukan paling lama 3 hari kerja setelah diterimanya permohonan dari pemohon. Terdapat 3 hasil dari proses verifikasi ini, antara lain:

1. Ditolak
   1. Terdapat ketidakcocokan antara informasi yang disampaikan dalam formulir permohonan Apostille dengan Dokumen yang diunggah dan/atau nama Pejabat, jabatan, tanda tangan Pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada Dokumen permohonan dengan data dalam pangkalan data Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum;
   2. Penolakan permohonan disampaikan kepada Pemohon melalui pemberitahuan secara elektronik dengan disertai alasan penolakan;
   3. Dalam hal permohonan ditolak, Pemohon dapat mengajukan kembali permohonan Apostille berdasarkan ketentuan dalam Pasal 3 Permenkumham 6/2022.
2. Pengembalian
   1. Selain karena alasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) Permenkumham 6/2022, terhadap permohonan Apostille dapat dilakukan pengembalian kepada Pemohon;
   2. Pengembalian permohonan disampaikan melalui pemberitahuan secara elektronik dengan disertai alasan pengembalian;
   3. Dalam hal dilakukan pengembalian, pemberitahuan pengembalian dapat disertai dengan:
      1. formulir Spesimen tanda tangan yang akan dilengkapi oleh Pemohon dengan meminta Pejabat yang berwenang untuk mengisi formulir yang dimaksud; dan/atau
      2. permintaan dokumen pendukung lainnya.
3. Diterima
   1. Dalam hal berdasarkan hasil verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 permohonan Apostille dinyatakan telah sesuai dan lengkap, Pemohon memperoleh pemberitahuan untuk melakukan pembayaran biaya permohonan Apostille sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang penerimaan negara bukan pajak yang berlaku pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
   2. Pemberitahuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disertai dengan surat perintah bayar yang dapat diunduh dan dicetak oleh Pemohon.
   3. Pembayaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan paling lama 7 (tujuh) hari kalender sejak pemberitahuan diterbitkan.
   4. Dalam hal Pemohon tidak melakukan pembayaran, surat perintah bayar tidak dapat digunakan. Hal ini berujung pada Pemohon untuk mengajukan permohonan kembali.

Jika pembayaran telah dilakukan, Pemohon memperoleh pemberitahuan secara elektronik untuk mendapatkan sertifikat Apostille dengan menunjukkan Dokumen yang dimohonkan Apostille ke loket pelayanan Apostille di kantor pusat atau kantor wilayah Kementerian Hukum dan HAM. Pemohon bertanggung jawab penuh atas kebenaran permohonan Apostille yang diajukan dan penggunaan Dokumen hasil Apostille.